El 3 y 4 de noviembre tuvo lugar en Brasilia, en el marco de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), un taller regional para la definición y aprobación conjunta del “Modelo de Gestión de Archivos” y que supuso la culminación de un proceso iniciado a principios de 2014.

La gestión documental adecuada y normalizada es uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública. Varios países de la región se encuentran en procesos de reforma legislativa o de normativa en materia de archivos para aportar mayor robustez en la garantía de un efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información.

Un Modelo común servirá de referencia para aquellos países que requieran la creación de un sistema eficaz de gestión documental. El Modelo pretende ser reflejo y respetar en todo momento la diversidad de políticas archivísticas nacionales y regionales y presenta una visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental: el sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los documentos y se debe poder aplicar para tomar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos.

Para ello se establecieron con detalle de cara a su implementación, dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia de archivística y gestión documental. Todo ello de la mano de un equipo de expertos de la Subdirección General de los Archivos Estatales de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España (MECD) que han sido los responsables del desarrollo del Modelo de Gestión Documental para la RTA, con la finalidad de que pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos.

El Taller de Brasilia del mes de noviembre donde participaron todas las instituciones que forman parte de la RTA junto a los representantes de los Archivos Nacionales de cada país, tuvo la finalidad de reportar el estado general del proyecto así como la aprobación y validación final del Modelo a través de la firma de la Declaración de Brasilia donde todas las instituciones y países miembros se comprometen con el desarrollo de la gestión documental, en los términos estipulados, resultante del Proyecto denominado Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD).

Esta iniciativa ha sido promovida por el Programa de cooperación de la Comisión Europea EUROsociAL, dentro de su acción sobre Transparencia y lucha contra la corrupción que coordina la FIIAPP y que tiene como socio operativo a la Fundación CEDDET. Además, ha contado con el apoyo de la Organización de los Estados Americanos (OEA).